WhatsApp para restaurantes: cómo confirmar reservas y enviar recordatorios sin llamar

Llamar a cada cliente para confirmar su reserva lleva tiempo, interrumpe el servicio y muchas veces nadie contesta. Al mismo tiempo, casi todos tus clientes tienen WhatsApp y lo revisan varias veces al día. Usarlo para comunicarte con ellos tiene todo el sentido, siempre que se haga bien.

En este artículo vemos qué mensajes conviene enviar, cómo hacerlo de forma automática y qué cuidar para no molestar a nadie.

Qué mensajes enviar por WhatsApp

Estos son los momentos de una reserva en los que un mensaje aporta valor:

• Confirmación. En cuanto se crea la reserva: fecha, hora, número de personas, zona, código de reserva y cómo llegar.
• Recordatorio. Antes del servicio, con botones para confirmar asistencia o cancelar.
• Cambios y cancelaciones. Si se mueve la reserva o el cliente la anula, un aviso que lo deje por escrito.
• Garantía pendiente. Si la reserva necesita una tarjeta de garantía y el cliente aún no la ha dejado.
• Mesa libre. Para quien está en la lista de espera, en cuanto se libera una mesa.

Todos son mensajes útiles para el cliente, con información concreta y en el momento justo. Eso es lo que hace que se lean y no se perciban como publicidad.

Avisos automáticos frente a conversaciones

Conviene distinguir dos cosas:

1. Avisos automáticos. Mensajes que salen solos en cada momento de la reserva, con un texto predefinido. No requieren que nadie del equipo escriba nada.
2. Conversaciones. Cuando el cliente responde, pregunta algo o quiere reservar escribiendo. Eso requiere que alguien conteste, ya sea una persona de tu equipo o un asistente de inteligencia artificial.

Para la mayoría de los restaurantes, los avisos automáticos ya resuelven lo más importante: confirmar, recordar y liberar mesas. Las conversaciones son el siguiente paso, especialmente útiles si recibes muchos mensajes fuera de horario.

Antes de nada, asegúrate de que tus clientes puedan reservar solos desde tu web, tu Instagram y Google: te lo contamos en reservas online para restaurantes.

La importancia del permiso

WhatsApp no es un canal para escribir a cualquiera. Para enviar avisos a un cliente, lo correcto es que lo haya autorizado al reservar, con una casilla clara que diga que acepta recibir mensajes sobre su reserva por WhatsApp.

Además, los mensajes que inicia una empresa en WhatsApp deben usar plantillas aprobadas por Meta. Un buen sistema de reservas se encarga de esto por ti: las plantillas ya están aprobadas y solo se rellenan con los datos de cada reserva.

Recordatorios con botones: el detalle que más ayuda

Un recordatorio que dice "te esperamos a las 21:00" está bien. Uno que además trae dos botones, confirmar asistencia y cancelar reserva, es mucho mejor:

• El cliente responde con un toque, sin escribir.
• Si cancela, la mesa queda libre al momento y puedes dársela a otra persona.
• Tu equipo sabe qué reservas están confirmadas antes de empezar el servicio.

Es una de las medidas más sencillas para reducir los no-shows.

Buenas prácticas

• Identifícate siempre. Cada mensaje debería llevar el nombre del restaurante, la dirección y un teléfono de contacto.
• Sé breve. Los datos de la reserva, lo que el cliente tiene que hacer y nada más.
• Elige bien el momento del recordatorio. Para las cenas, unas horas antes suele funcionar; para las comidas, el día anterior.
• Combina canales. Hay clientes que prefieren email. Poder elegir canal por tipo de aviso te da flexibilidad.
• Controla el consumo. Si tu plan incluye un número de mensajes al mes, comprueba qué pasa cuando se acaban. Lo ideal es que se pausen y te avisen, no que aparezca un cargo inesperado. Revisa este y otros costos ocultos en comisión por comensal o cuota fija.

Cómo lo hace Bookeando

En Bookeando los avisos por WhatsApp salen solos en cada momento de la reserva, con plantillas aprobadas por Meta y solo a los clientes que lo autorizaron al reservar. Puedes decidir, aviso por aviso, qué se manda por WhatsApp y qué por email. Y en el plan Business puedes activar además un agente de IA que conversa con tus clientes, consulta tu disponibilidad y crea la reserva por ti.

Consulta los planes y precios o escríbenos para verlo funcionando.